FineLogic - Автоматизация проектного управления

Цель - сокращение сроков выполнения проектов от 30%, повышение их финансовой выгоды от 25% и выше, обеспечение высокого качества работ за счет:   
точности планирования расписаний и контроля выполнения проектов по срокам и бюджетам
автоматизации документооборота и рутинных процессов
эффективности сотрудников благодаря контролю загрузки, персональной ответственности и мотивации на результат
снижения ошибок и улучшения коммуникации между участниками проектов
системы контроля качества выполнения операций 
полноценной удаленной работы (Онлайн-офис) с удобным доступом к любой информации по каждому проекту

Модель SaaS 
SaaS (software as a service) - это модель использования бизнес-приложений в формате интернет-сервисов, которая не требует дополнительного оборудования и обслуживающего персонала. Работа осуществляется с любого устройства, подключенного к сети Интернет (ПК, смартфон, планшет и т.д.). Преимущества решения - скорость внедрение, низкая стоимость владения, надежность и простота использования.

Стандарты PMI
Методология заложенная в систему управления проектами соответствует международным стандартам PMI (Project Management Institute) адаптированным к реалиям российского бизнеса. Ключевой принцип – интегрированное планирование и контроль, увязывающий календарные, ресурсные и финансовые планы по всем направлениям реализации проекта в единую модель и анализирующий фактическое выполнение и прогнозы по всем направлениям проекта во взаимосвязи. Стандарты PMI предполагают единые правила работы (регламенты), систему мотивации, а также знания и навыки всех сотрудников. 

В рамках проекта внедрения, компания Finelogiс совместно с руководством и сотрудниками компаниями описывает и оптимизирует бизнес-процессы, а также разрабатывает сответствующие регламенты, которые являются основой системы управления. ИТ-система является лишь инструментом поддержки регламентированных процессов. Правильно составленные и исполняемые регламенты, помимо повышения эффективности работы сотрудников, значительно упрощают управленческие функции позволяя руководству сосредоточится на стратегических задачах бизнеса. С другой стороны, излишняя регламентированность процессов, может привести к потере их гибкости, что делает компанию более инертной. Потому регламенты должны быть максимально простыми и затрагивать только основополагающие правила совместной работы.  
В процессе внедрения системы проектного управления готовятся следующие регламенты: 
Общий регламент 
Регламент документооборота
Регламент бюджетирования 
Регламент управления проектами
Регламент управления сделками (CRM)
Система мотивации сотрудников 
Положение об информационной безопасности
Дополнительно готовятся самые разнообразные регламенты по отдельным сегментам деятельности: Регламент хранения, учета и обслуживания оборудования, Регламент закупок и т.д. Система мотивации учитывает участие сотрудников в доработке регламентов как на этапе внедрения, так и на этапе эксплуатации системы.

Примеры схем бизнес-процессов используемых для написания регламентов и автоматизации

Управление сделками (CRM)

Заключение договоров

Обработка корреспонденции (Bx/Исх)

Функциональность
Программное обеспечение является лишь инструментом поддержки регламентированных процессов компании, главными задачами которого является: 
обеспечить удобную коммуникацию между участниками проекта  
структурировать документооборот и упростить доступ к информации 
планировать и контролировать взаимосвязанные задачи и ресурсы отдельно по каждому проекту 
собирать консолидированную информацию для принятия управленческих решений 
автоматизировать рутинные процессы
В настоящий момент на рынке существует сотни систем управления проектами со схожим набором основных функций. Для каждой компании выбирается наиболее подходящая система с точки зрения соотношения необходимого функционала, удобства работы и стоимости. Выбор происходит на основе сравнения примеров выполнения тестового проекта, реализованного в различных системах.

Техническая реализация
Технически система может быть реализована посредством Saas (Software as a service) программного обеспечения. Такой подход предполагает использование системы с абонентской оплатой, которая обслуживается провайдером. Сотрудники работают в такой системе через мобильное приложение или обычный веб-браузер с любого устройства подключенного к интернету. Преимуществом модели SaaS является отсутствие затрат на установку, обновление и поддержку работоспособности оборудования и работающего на нём программного обеспечения. Стоимость абонентской оплаты, как правило, несоизмеримо мала по сравнению с затратами на владение собственной ИТ-инфраструктуры. Кроме того, Saas модель обеспечивает высокую надежность работы и информационную безопасность.

Информационная безопасность
В рамках понятия Информационная безопасность принимаются во внимание следующие аспекты: 
утечка информации 
потеря информации 
оперативность доступа к информации (24/7) 
возможность экстренной блокировки доступа к информации 
Нередко компании опасаются применять SaaS из-за соображений безопасности и возможной утечки информации со стороны поставщика SaaS-услуг. По факту, SaaS-провайдер способен предложить уровень обслуживания и поддержки ПО в работоспособном состоянии, недоступный для внутренних IT-отделов компаний. Ответственность за утечку информации со стороны провайдера обычно регламентируется соответствующими договорами, и вероятность такой утечки часто ниже, чем при использовании собственных внутренних систем. Этому, помимо прочего, способствует недоступность программно-аппаратного комплекса, на котором развернута система, сотрудникам компании. Некоторые провайдеры SaaS предлагают продвинутый вариант контракта на аренду — SLA (Service Level Agreement), гарантирующий доступность ПО не менее 99,5 % времени за год.
В рамках проекта внедрения, в компании вводятся дополнительные меры информационной безопасности, зафиксированные в регламенте  "Политика информационной безопасности".

Стоимость
Как правило, SaaS системы предполагают месячную или годовую абонентскую плату. В качестве единицы тарификации обычно используются пользователи системы. Стоимость подключения пользователя также может зависит от дополнительных параметров, таких как дополнительные функции, объем хранилища данных и т.д. Абонентская плата включает в себя не только оплату за использование ПО, но и поддержку его работоспособности, обновления и защиту данных. Стоимость использования SaaS модели, несоизмеримо меньше затрат на собственную ИТ- инфраструктуру и обслуживающий персонал. 

Примеры интерфейсов различных систем управления проектами

Основные принципы
проект выполняется в рамках заранее согласованного календарного плана 
каждый этап является самодостаточной «ступенькой» к достижению установленной цели  
этапность внедрения позволяет сотрудникам постепенно осваивать новые правила и ИТ инструменты, минимально отвлекаясь от основной деятельности  
задачи и состав работ могут уточняться в процессе внедрения 
предполагается активное участие сотрудников в проекте

Этапы внедрения системы
Этап 0. Подготовка проекта 
Этап 1. Управление коммуникациями 
Этап 2. Управление документооборотом 
Этап 3. Управление проектами
Этап 4. Управление сделками (CRM)
Этап 5. Бюджетирование и финансовый мониторинг
Сроки внедрения составляют в среднем от трех до девяти месяцев и зависят от требований к функционалу системы и количества персонала.

Пример графика внедрения системы 

Этап 1

Этап 2

Этап 3

Основную трудоемкость проекта составляет обучение сотрудников, которое закрепляет единые стандарты ведения проектной деятельности и навыки работы в ИТ-системе. На каждом этапе внедрения все сотрудники проходят обучение и тестирование. Для повышения качества обучения и лояльности к нововведениям, вводится система мотивации, которая стимулирует сотрудников на получении более высоких результатов тестов. 
Обучение проходит в следующих формах:
семинары 
вебинары (удаленное обучения) 
выполнение практических заданий
электронное тестирование на знание регламентов
В рамках проекта, также готовится учебная программа для новых сотрудников. Видеозаписи семинаров и вебинаров сохраняются и становятся доступными для самостоятельного изучения.

Контракт на аренду SaaS включает в себя не только оплату за использование ПО, но и оплату всех затрат, связанных с поддержкой его работоспособности, обновлением и защитой данных.
Компания FineLogic обеспечивает дополнительную поддержку внедренной системы которая включеств себя: 
администрирование (подключение/отключение сотрудников, настройки доступа)
поддержка пользователей (горячая линия 24/7) 
контроль исполнения регламентов (мониторинг процессов и фиксация нарушений) 
обучение и тестирование новых сотрудников 
доработка регламентов и настройка системы под потребности бизнеса 
Такую поддержку могут осуществлять и внутренние сотрудники заказчика пройдя соответствующее обучение.

Цель - сокращение сроков выполнения проектов от 30%, повышение их финансовой выгоды от 25% и выше, обеспечение высокого качества работ за счет:

Модель SaaS

Стандарты PMI

внедрение систем управления проектами

­­­­

Функциональность

Техническая реализация

Информационная безопасность

Стоимость

Основные принципы

Этапы внедрения системы

Этап 1

Этап 2

Этап 3